Proyectos: medir su alcance teniendo los objetivos claros

Proyectos: medir su alcance teniendo los objetivos claros

Los problemas en la comunicación, pueden llevar los proyectos hasta su quiebre.

Hace un tiempo me encontraba esperando un vuelo junto con mis colegas. En ese entonces estábamos implementando un sistema ERP para una compañía transnacional y viajábamos muy seguido a varios países europeos.

Esa tarde habíamos tenido una desgastante junta de avances, un poco áspera por sus tonos, tal vez por la sangre latina que tenemos los italianos… Hasta incluso en el aeropuerto, los dos equipos de implementación no se dirigían la palabra. Para bajar la tensión y predicar con el ejemplo, me senté frente a una cerveza con el director de los consultores externos, “los otros”. Era una persona de mucha experiencia, y mirando hacia mi vaso (vacío, casi por la mitad) le pregunté:

“¿John, si tuvieras que comentar a tu cliente si este vaso está lleno ó vacío, que le dirías?”. Él lo pensó algunos segundos y me contestó: “¡El vaso está lleno!”

Yo me quedé pensando sobre la respuesta y le dije: “Vamos John, ese vaso no está lleno del todo ¿Cómo le puedes decir que está totalmente lleno?”. Y él me contestó rápido: “Mira, para no tener discusiones, yo cortaría el vaso hasta donde llegue el agua, y se lo presentaría así”.

Pues muchos años han pasado desde aquella tarde y todavía, cuando alguien me comenta que “todo va bien”, me llega a la mente ese episodio y me pregunto a mi mismo: “¿Qué tanto será ese todo?”, “¿Todo respecto a qué?”

De hecho, “todo” ó “nada”, “bien” ó “mal”, no son representativos al calificar el avance de una actividad ó de un proyecto.

La única forma de lograr que el avance de una actividad ó de un proyecto no sea sujetivo, es definiendo objetivos medibles y sobre ellos calificar el avance.

Es muy sencillo pero difícil de alcanzar, ya que muy seguido se definen actividades y proyectos sin establecer objetivos medibles, alcance, y resultados.

Lo anterior es una paradoja, puesto que objetivos, alcance, y resultados, son los que determinan la necesidad de emprender una acción ó un proyecto. Deberían entonces de formalizarse antes de que la acción se emprenda, y ser inclusive el parámetro de medición básico para corroborar si la acción, actividad, ó proyecto, son los adecuados para satisfacer las necesidades que los originó.

Pero cuidado

Los objetivos deben estar enfocados hacia las necesidades del cliente. A menudo los objetivos reflejan los deseos de quien realiza las actividades, quedando en iniciativas de bajo valor ó hasta superfluas para el cliente, por eso, a mi manera de ver, los objetivos y los resultados deberían de ser formulados por el cliente mismo.

¿Los objetivos son la brújula del proyecto?

¡Si!, indudablemente los objetivos con sus mediciones intermedias, constituyen una insustituible brújula, para toda iniciativa.

Al tener objetivos medibles, en todo momento podremos detectar desviaciones y tomar acciones correctivas, observar con ojos “objetivos” las cosas así como son, sin necesidad de buscar justificantes ni explicaciones para hechos que hablan por si solos.

Algunas de las ventajas de trabajar con objetivos y resultados formales, comunicados, y medibles, son:

• Evaluación de los avances en todo momento, sin necesidad de que alguien más interprete datos y nos reporte su calificación.

• Al tener que establecer mediciones, desde un principio surgen las inquietudes sobre los supuestos en los que se basa la iniciativa, y todas las variables del entorno. A veces esto puede hasta llevar a detectar su factibilidad o menos.

• El alcance ubica las expectativas del cliente y representa el límite de acción del proyecto.

• Los resultados de la iniciativa, serán evidentes por la calidad de los logros alcanzados, al tener que formalizar también esa parte, el apego a las características declaradas desde un principio, nos ayudará en calificar sin sombra de duda el nivel de éxito.

• Acostumbrar una organización a que trabaje por objetivos medibles, es un beneficio adicional, y a veces el mayor beneficio de una iniciativa.

A partir de éste momento, ya no preguntaríamos “¿oye como va?”, para que nos contesten “bien” y de manera subjetiva. Las preguntas para saber el avance serían con respecto a parámetros de medición de objetivos:

• ¿Cuantas facturas se imprimieron correctamente y cuantas tuvieron algún desperfecto?

• ¿Con el sistema anterior nos tardábamos 10 días en cerrar el mes contable, ahora cuantos días estamos tardando?

El trabajar con objetivos puede llegar hasta iniciativas de medición del desempeño individual, con recompensas e incentivos. En fin, lograr objetivos nos motiva y nos compromete con nuestras responsabilidades.

¿Tú, en que medida alcanzas tus objetivos?